要注意！有給管理義務を「法定４帳簿」で乗り切る実務対応
前回は、企業に求められる健康経営についてお話ししました。今回は、多くの企業が頭を悩ませる**「年次有給休暇の管理義務」、特に2019年4月から強化された法令遵守のポイント**に焦点を当てて解説します。
「忙しい時期に休まれると困る」「管理が面倒」といった課題を抱えている企業こそ、この義務を正しく理解し、効率的に運用することが、罰則リスク回避と従業員定着につながる鍵となります。
１．義務化された「年5日取得」と「使用者による時季指定」
2019年4月の労働基準法改正により、以下の２つの義務が企業に課されました。
- 年5日取得義務: 10日以上の有休が付与される全ての労働者に対し、年5日間の有給休暇を必ず取得させなければなりません。
- 使用者による時季指定義務（労基法39条7項）: 労働者が自ら5日の有休を取得しない場合、企業側が、労働者の意見を聞いた上で時季を指定して取得させなければなりません。
この義務は、大企業・中小企業問わず、すべての企業に適用されます。「知らなかった」では済まされない、罰則が伴う重要な義務です。
２．実務対応：有休管理の「法定４帳簿」時代
この有休の義務化に伴い、企業が作成・整備すべき帳簿にも変更が生じています。
これまでの「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」という**「法定３帳簿」に加え、現在は有休の取得義務を証明するための「年次有給休暇管理台帳」も併せて作成・保存することが義務**付けられています。
- 管理台帳の役割: 誰に何日有休を与え、何日取得させ、残りが何日あるかを記録するだけでなく、時季指定をした場合はその時季も記載します。
- 小規模企業の実務: 人数が少ないからこそ、エクセルや市販のソフトなどで一元管理し、もしくは勤怠管理システムをの導入にて、「誰が」「いつまでに」「あと何日」取得させる必要があるのかを正確に把握することが、罰則回避の第一歩となります。
３．企業の防衛策：「計画年休」の活用
人数の少ない小規模企業では、従業員に好きなタイミングで休まれると、業務が滞るリスクがあります。この問題を合法的に解決できるのが、**「計画的付与（計画年休）」**です。
- 計画年休とは: 有休のうち、5日を超える部分について、労使協定を結ぶことで、会社が具体的な取得日を定めることができます。
- 運用のメリット: 企業側は事前に業務調整が可能です。また、従業員側も休みが確定するため、安心して予定を立てられます。夏季休暇や年末年始などに一斉に付与する方法は、小規模企業でも導入しやすく、年5日取得義務の達成にも非常に有効です。
４．義務違反のリスク：罰則と労基署対応
この年5日の有休取得義務（使用者による時季指定義務を含む）や管理台帳の作成・保存義務を怠った場合、労働基準法違反となり、30万円以下の罰金が科される可能性があります。
特に労働基準監督署の調査が入った際、管理台帳の不備は、義務違反の証拠と見なされやすいポイントです。「知らなかった」では済まされないため、専門家による早期の点検が重要です。
５．まとめ：義務をチャンスに変える
有給管理は義務であり、怠れば罰則対象です。しかし、適切な管理と計画的付与の活用は、従業員を大切にする姿勢の証明となり、結果として定着率向上という形で会社に恩恵をもたらします。
有休管理台帳の整備や、計画年休導入のための労使協定の作成など、実務対応でお困りの際は、社労士である私にご相談ください。罰則リスクを回避し、労務管理の「安心」をサポートいたします。
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