新年のスタートダッシュ！労務管理見直しチェックリスト
新しい年が始まり、経営者や人事労務担当者にとっては、労務管理の体制を見直す絶好のタイミングです。年初に適切な準備を行うことで、労務トラブルのリスクを軽減し、従業員が働きやすい環境を整えることができます。今回は、労務管理見直しの際にチェックしておきたいポイントをリストアップしました。
１．就業規則の最新化
労働法の改正や働き方の変化に対応するため、就業規則が現状に適合しているか確認しましょう。
特に、育児・介護休業法や時間外労働の上限規制など、
昨年からの改正点が反映されているかをチェックしてください。
また、テレワークを導入している場合は、その運用ルールが就業規則に盛り込まれているかも確認が必要です。
変更がある場合は、労働基準監督署への届出をお忘れなく。
２．36協定の更新
従業員に1日8時間・週40時間を超えて残業をさせる場合や休日労働をさせる場合、
事業主は36協定を労働基準監督署へ届け出ることが必要です。
また、36協定の有効期間は原則として1年のため、毎年労働基準監督署へ届出を行う必要があります。
＊36協定を未提出のまま残業や休日労働をさせる場合、罰則がありますので要注意です。
＊従業員の人数が1人でも36協定の提出は必要になりますので、ご注意ください。
３．法定4帳簿の確認
労働基準法や厚生労働省のガイドラインに基づき、事業主には以下の4つの帳簿を整備する義務があります。
これらが正確に管理されているか確認してください。
- 労働者名簿
氏名、生年月日、履歴、性別、住所、従事する業務、雇入年月日、退職年月日などを記録します。 - 賃金台帳
氏名、性別、賃金計算期間、労働日数、労働時間数（深夜・休日・残業）基本給及び手当額、控除額などの内訳を明確にします。 - 出勤簿またはタイムカード
氏名、出勤日、始業・終業時間、休憩時間、残業時間などの勤務状況を記録するための重要な帳簿です。
正確な労働時間の把握が求められます。 - 年次有給休暇管理簿
労働者ごとの有給休暇の取得状況を明確に記録する帳簿であり、氏名、取得日、付与日、日数を記載します。
平成31年4月から通過された帳簿なので、比較的新しいので作成済みかのご確認お願い致します。
４．雇用契約書の整備
雇用契約書は、従業員との労働条件を明確にする重要な書類です。
契約内容に変更がないか、全従業員分を確認しましょう。
特に、試用期間や賃金体系、有給休暇の取り扱いなどが明記されているかを再確認してください。
契約内容に不備があると、後々トラブルの原因になりかねません。
５．勤怠管理体制の見直し
労働時間の適切な管理は、会社の信頼性を高めるためにも欠かせません。
勤怠管理システムやタイムカードを活用し、昨年の勤怠状況を分析して問題があれば改善策を検討しましょう。
特に、残業時間の記録や有給休暇の取得状況が正確に管理されているかを確認してください。
６．社会保険と労働保険の手続き確認
新入社員や退職者がいる場合、社会保険・労働保険の手続きが適切に行われているか確認が必要です。
また、年金事務所から通知される社会保険料率や労災保険料率に変更がないかもチェックし、
必要に応じて対応しましょう。
6月は年に１回の見直しになりますので、労働局から労働保険（緑色の封筒）、年金事務所から社会保険（茶色の封筒）が送られてきますので、各届出が必要になります。
７． ハラスメント防止体制の整備
職場におけるパワーハラスメントやセクシュアルハラスメントの防止対策は、全ての事業主に義務付けられています。相談窓口の設置や従業員向けの研修計画を見直し、問題が発生した際の対応手順を明確にしておきましょう。
８．助成金の活用検討
新たな制度や取り組みを導入する際に利用できる助成金制度があるか確認することも重要です。
働き方改革やデジタル化に関連する助成金を活用することで、
負担を軽減しながら環境整備を進めることができます。
最後に
例年、年度末・年度始めの3月～4月は36協定など各種届出で、労働基準監督署は大変混み合います。
そのため窓口に持参ではなく、電子申請がよろしいかと思いますので、
ご用命があれば、さくらい社労士FP事務所まで、ご相談ください。
新年の労務管理の見直しは、会社の信頼性を高める第一歩です。
このチェックリストを活用し、トラブルを未然に防ぎつつ、働きやすい職場づくりを進めていきましょう。
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